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Conforme a lo dispuesto por los artículos 33, 34, y 36 del Código de Comercio la administración de las personas morales tiene a su cargo la obligación de llevar los libros de actas, dentro de los cuales se debe hacer constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas de juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.
Los libros de asamblea de accionistas son libros sociales que la empresa tiene la obligación de guardar y conservar, dado que forman parte de la contabilidad para efectos fiscales de acuerdo con lo señalado en la fracción I del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (a partir de ahora, CFF).
El no realizar lo anterior redunda en las siguientes multas y sanciones:
Al forma parte de la contabilidad, la omisión de tener los libros referidos puede ser considerado por la autoridad fiscal como un incumplimiento a la debida contabilidad, hasta por un periodo de 10 años, dadas las facultades de comprobación con que cuenta según lo dispuesto en el artículo 67, párrafo segundo del CFF.
Por tanto, si en una revisión ejercida por la autoridad fiscal esta considera que por no llevar el libro de actas de asambleas de accionistas no se tiene la contabilidad de manera correcta, pueden determinar la responsabilidad solidaria de la persona a cargo de la administración de la empresa y de sus accionistas en los términos señalados en el artículo 26 del CFF fracción III tercer párrafo inciso c) y fracción X primer párrafo.
También es muy importante tener las actas de asamblea que soporten los aumentos y bajas de capital y dividendos, ya que, si no se tienen las actas con todos los requisitos legales, estos pagos serían nulos y podría considerarse que son préstamos.
Como los libros sociales son parte de la contabilidad lo idóneo es contar con ellos actualizados y elaborados con base a requisitos que la ley prevé.
