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Ley Federal del Trabajo, en su artículo 804 fracción II.
Código Fiscal de la Federación, en el artículo 67.
Ley de Seguridad Social en México, en su artículo 15.
Pero, ¿qué es la nómina?
La nómina se define como el documento contable que reciben los trabajadores de la empresa de acuerdo a su periodo de pago y puede ser, semanal, catorcenal, quincenal o mensual mediante el recibo de salario que la empresa da al trabajador reflejando la cantidad económica que el empleado recibe a cambio de su trabajo, en este documento además de las percepciones deben registrarse las deducciones que se deberá restar al salario.
En resumen el concepto de nómina se utiliza para referirse a toda la plantilla de trabajadores que forma parte de una empresa, y en contabilidad es la suma de todos los sueldos que paga la compañía.
Llevar la nómina es una actividad compleja, que necesita de un conocimiento de contabilidad y el manejo de elementos sobre los que se establecen las relaciones laborales y también de seguridad social. De manera que se pueda cumplir adecuadamente con su estructuración y el mismo sirva como instrumento útil para la organización del recurso humano y registro de pagos, deducciones, prestaciones, etc.
Entonces, ¿cómo debe elaborarse?
Para elaborar una nómina hay que tener en cuenta diferentes factores que influyen a la hora de calcular la cantidad final que recibe un trabajador.
Primero, debe realizarse cada vez que se pagan sueldos y salarios. De acuerdo a este concepto la nómina se puede clasificar de tres maneras:
1.-Por tipo de percepción: Ordinaria (Sueldos o salarios comunes) y Especial (Correspondiente a pagos especiales como aguinaldo o PTU).
2.-Por tipo de contrato: Personal base, eventual, de confianza o socios, asimilados a salarios.
3.-Por periodo de pago: Semanal, catorcenal, quincenal, mensual.
Es importante que tengas claros conceptos básicos, como por ejemplo las diferencias entre salario y sueldo o la diferencia entre bruto y neto. Además de las percepciones a pagar y deducciones a efectuar. Una vez que tengas claro estos conceptos, deberás proceder a elaborarla bajo los siguientes pasos:
-Definir pagos y deducciones.
-Definir periodos de pago y calendarios.
-Dar de alta a nuevos empleados y clasificarlos según su tipo.
-Del sueldo final de los empleados tomar en cuenta las faltas, incapacidades, horas extras, permisos con o sin goce de sueldo, vacaciones, etc.
-Calcular pagos extras o descuentos adicionales que deban realizarse.
-Calcular de manera previa la nómina.
-Volver a calcular y generar ajustes necesarios.
-Obtener reportes y archivos necesarios.
-Realizar el pago a los empleados.
-Cerrar nómina y declarar los pagos mensuales.
La nómina es una elemento clave en toda empresa, ya que en ella se plasma una parte del flujo de capital, por lo que es necesaria su creación tanto para efectos legales como de organización interna. Recuerda que hacer un cálculo correcto te ayudará a evitar penalizaciones por faltas a leyes y reglamentos, y evitará que afectes a tus empleados.
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